Dicas para uma política de cobrança eficiente e eficaz

O velho e bom carnê nunca sai de moda, mas o lojista que vende nesta modalidade precisa definir uma política de cobrança ajustada, para que seu negócio seja sustentável e lucrativo a longo prazo.

Utilizar um sistema de gestão que possa estabelecer parâmetros flexíveis que permita trocar de forma automática o “status” de “clientes ativos” para “clientes bloqueados”, e a partir desse bloqueio estabelecer de forma sistematizada as regras e os processos para cobrar estes inadimplentes, aumentará as chances de recuperar as vendas e por conseguinte os seus clientes nesta situação.

Política de cobrança

Segundo os especialistas, a política de cobrança é o resultado de várias ações articuladas e planejadas, para o recebimento de uma operação de crédito a prazo, em um determinado vencimento.

Caso o processo normal não ocorra, ou seja, o recebimento na data esperada não aconteça torna-se necessário uma série de medidas que devem ser previamente parametrizadas, para que a gestão de cobrança possa agir de forma planejada, a fim de que a situação não saia do controle. Recomenda-se que cada ação de cobrança tenha um tempo definido.

O indicador de uma política de cobrança só é considerado eficiente e eficaz quando se compara mês a mês sua capacidade de mitigação das perdas que o lojista tem com os consumidores inadimplentes. Vale ressaltar que a cobrança é uma atividade meio, isto significa que ela sozinha não é capaz de reduzir o número de clientes devedores, porque o processo começa na política de concessão de crédito.

Vender a crédito implica correr um certo grau de risco. Portanto é importante, e requer cuidados especiais, e uma revisão constante na política de concessão deste crédito, além de uma gestão com orientação na política de cobrança com foco na recuperação de crédito dos seus clientes.

Inadimplência sob controle

A saúde financeira de qualquer negócio depende do superávit do seu fluxo de caixa. Controlar a inadimplência é vital para manter esta saúde em dia. Afinal de contas, quando o lojista adota a modalidade de venda a crédito ao consumidor, este lojista coloca o seu patrimônio em risco, ainda que calculado, mas, na expectativa de alavancar o seu negócio.

Aliás, o objetivo principal do lojista quando concede crédito, é atrair uma quantidade maior de consumidores, que normalmente não possui acesso a crédito facilitado, ou que não pode pagar avista, e, com isso aumentar o número de vendas por cliente.

Sabe-se que vender a crédito, desde que o lojista receba dentro do prazo preestabelecido, ou o quanto antes, é um excelente negócio. Por que só dessa forma haverá um ciclo financeiro virtuoso tornando o crediário autossustentável. Por isso aplicar a política de crédito e cobrança é garantir a sobrevivência do seu negócio.

Controle dos recebíveis

O controle de títulos a receber no prazo ou os atrasados deve ser uma atividade constante nas lojas que querem ter uma política de cobrança eficiente e eficaz.

O seu sistema de gestão deve lhe proporcionar relatórios com diversas visões que lhe permita analisar: valores vencidos, valores a vencer, quantidade de dias em atraso, calculo de juros e multas em decorrência dos atrasos, entre outras informações que lhes permita tomar as melhores decisões. Recomenda-se um olhar sistêmico pelo menos uma vez por semana pelos responsáveis do seu departamento financeiro.

Uma das funções mais importantes deste controle é o processo de cobrança automática que identificará eletronicamente os clientes devedores, em decorrência dos parâmetros estabelecidos, trocar os “status” destes cliente, além de criar uma agenda eletrônica para o setor de cobrança, aonde uma série de outros processos poderão ser disparados como: encaminhar estes devedores para contatos telefônicos, envio de cartas e/ou e-mails padronizados de cobranças, cobranças externas. Todas as ações diminuem o tempo e as pessoas envolvidas no processo cujo objetivo é a liquidação imediata pelos clientes devedores.

Vale lembrar que dentro da politica de cobrança há o controle de títulos a receber de clientes “especiais”. Sendo assim, identificadores devem ser marcados nos seus cadastros para que os mesmos não se misturem aos demais clientes que não tem esta prerrogativa.

Relatórios de comportamento de clientes devem ser periodicamente analisados. Exemplo: de nada adianta cobrar um cliente com 10 dias depois do seu vencimento, se o mesmo paga com 15 dias de atraso todo santo mês. De certa forma o olhar sobre a cobrança dos recebíveis também deve ser realizado a luz do custo desta operação.

Renegociação com o cliente inadimplente

O ideal é que num processo de cobrança se receba tudo que está atrasado. Entretanto, nem sempre isso é possível. Quando isto acontece esteja preparado e tenha ferramentas tecnológicas no sistema de gestão que te ajude nesta missão. Temos uma função que permite negociar um título atrasado em outro título ou em vários outros títulos. Ou ainda, vários títulos atrasados em titulo ou em vários títulos. Tudo isso com a aplicação ou não de juros, multas e demais encargos dependendo de cada caso, e de perfil de cada negociador e perfil de cada cliente.

Mas não basta só renegociar. É importante saber os motivos que levaram tal consumidor a não pagar em dia o compromisso assumido. Motivos repetidos geram uma base de conhecimento, que pode ser usada para discussão nas reuniões de cobrança com gestão estratégica da loja. É fundamental também demostrar humanismo no processo de renegociação, quando supostamente um lado está fragilizado. E mais importante de tudo isso é receber, e deixar as portas abertas para novas compras deste cliente.

Processo bom é processo escrito. Na prática o lojista deve procurar documentar o passo-a-passo dos processos da sua loja. Aqui em especial da política de cobrança, para manter uma padronização de ações de sua equipe. Assim todos saberão o quê e como deve ser feito.

Automatize as ações de cobrança

O lojista que utiliza um sistema de crédito e cobrança conhece as facilidades que é trabalhar com ações de cobrança automatizadas. Várias ferramentas compõem a automação dos processos de acordo com uma série de parâmetros das boas práticas de gestão de cobrança. Na prática a maioria dos processos são executados pelo sistema, e, os resultados são imediatos com pouca intervenção humana.

Ferramentas disponíveis para a equipe de cobrança do lojista:

• Cobrança com bloqueio de inadimplentes;
• Cobrança por SMS
• Envio de cartas e e-mails de cobrança;
• Negativação de inadimplentes nos órgãos de proteção ao crédito
• Renegociação de dívidas;
• Comissionamento de equipe externa de cobrança mediante regras estabelecidas;

Cada ação de cobrança possui um propósito específico, mas, o objetivo final é o recebimento da dívida.

Sua loja não tem ferramentas que ajude nesta gestão da política de cobrança? Não hesite em nos contatar. Temos a experiencia e a maior satisfação em ajudar.